5+1 hibás döntés, amit cégek gyakran elkövetnek az időkapu bevezetésénél
2025. augusztus 8.
Az időkapu rendszer bevezetése komoly lépés egy logisztikai cég életében. Sokszor nemcsak egy új szoftvert vezetünk be, hanem megváltoztatjuk a teljes kapuhoz, foglaláshoz és rakodáshoz kapcsolódó gondolkodásmódot is.
A jó hír: egy jól bevezetett rendszer hatalmas előnyöket hoz.
A rossz hír: a bevezetés buktatókkal van tele — főleg, ha a cég nem készült fel rá tudatosan.
1. hiba: Csak „IT projektként” kezelik
Sokan úgy gondolják, hogy az időkapu „egy újabb szoftver”, amit majd az informatikusok beüzemelnek.
Valójában ez egy működésbeli átalakítás, ami érinti a portást, a raktárost, a fuvarszervezőt és az ügyfeleket is.
A megoldás: Vezetői szinten is stratégiai projektként kell kezelni, és bevonni az érintett területeket már a tervezés fázisában.
2. hiba: Nem vonják be a kulcsszereplőket
Portás, diszpécser, raktáros – ha ők kimaradnak a folyamatból, a bevezetés után jönnek majd a mondatok:
- "Ez túl bonyolult!"
- "Mi eddig máshogy csináltuk!"
A megoldás: Vond be őket az elejétől. Kérdezd meg: ők mit látnak, mire lenne szükségük, milyen régi problémákat kellene végre megoldani.
3. hiba: A rendszer nincs jól testreszabva
Sok cég nagyjából végzi el a beállításokat. Így viszont pont a cégspecifikus előnyök vesznek el:
- nem illeszkedik a rakodási időhöz,
- nem felel meg a raktári ciklusoknak,
- nem igazodik a járműtípusokhoz stb.
A megoldás: Használd ki az időkapu szoftver beállítási lehetőségeit: külön épületek, rakodási egységek, kapuállapotok, szállítmányozói hozzáférések, stb.
4. hiba: Nincs előzetes tesztidőszak
Egyből élesben használják a rendszert — miközben még nem mindenki próbálta ki. Ez biztos recept a káoszra.
A megoldás: Vezess be tesztidőszakot! A GateBookinghoz már előre összeállított ellenőrzőlistát is biztosítunk hozzá. Ebben kipróbálható:
- beléptetés menete,
- kommunikáció a partnerekkel,
- a rakodás folyamatának nyomon követése,
- és sok más
5. hiba: Elmarad a kommunikáció az ügyfelekkel és szállítmányozókkal
Ha a külső partnerek nem tudnak időben az új rendszerről, vagy nem értik, miért fontos, ellenállás és zavar lesz a vége.
A megoldás: Tájékoztató e-mailek, rövid videók, regisztrációs útmutatók.
+1 bónusz hiba: Úgy gondolják, majd „magától” működni fog
Egy rendszer, bármilyen jó is, csak akkor működik jól, ha használják is. Ha nincs bevezetési felelős, ha senki nem figyel a napi működésre, a rendszer visszacsúszik a „csak kipróbáltuk” fiókba.
A megoldás: Jelölj ki egy belső projektgazdát, aki figyel, visszajelez, tanul és fejleszt. Mi pedig támogatjuk őt minden lépésnél.
Összegzés
Az időkapu bevezetése nem a „logisztika digitalizálása”, hanem a működés gördülékennyé tétele.
A cél: kevesebb telefon, pontosabb érkezés, gyorsabb kapuátlépés, nyugodtabb munkatársak.
A fenti hibák nem végzetesek – és könnyen elkerülhetők.
Segítünk egy ellenőrző listával, hogy semmi ne maradjon ki.